Aanvragen vergunning versoepelen

Ondanks de lockdown die nu meerdere keren is opgelegd, krijgen wij niet de indruk dat de initiatieven voor het aanvragen van een omgevingsvergunning zijn afgenomen. Het is in het afgelopen jaar voor ons qua inzet meer dan het in jaren is geweest. Dit signaal wordt bevestigd door de regionale uitvoeringsdiensten die namens de verschillende gemeenten en provincies de vergunningaanvragen behandelen. Dit signaal geeft een positieve kijk op economisch herstel nadat de lockdown wordt opgeheven; veel bedrijven hebben de mogelijkheden benut om uit te breiden, te veranderen of te optimaliseren.

Omdat een vergunningaanvraag een behoorlijke procedure is waarbij veel informatie beschikbaar moet komen, ervaren wij in de praktijk dat dit niet in alle gevallen vooraf inzichtelijk is voor de aanvragers. Als wij worden gebeld of als de regionale uitvoeringsdienst wordt gebeld om de plannen te bespreken, betekent dit vaak een eerste kennismaking met de procedure en de eisen die worden gesteld aan een aanvraag. En het besef dat het toch echt een license to produce is. Wat later in de planvorming komen dan niet zelden nog de inhoudelijke discussies over bijvoorbeeld emissies, verbruik van energie en grondstoffen en de verschillende maatregelen die daarvoor als geschikt worden beschouwd. Die blijken niet altijd deel uit te maken van de plannen in de initiatieffase van een project. Dat leidt mogelijk tot een interne planning en begroting die achteraf niet realiseerbaar blijkt.

In enkele gevallen wordt onder druk van bijvoorbeeld financiering of aandeelhouders toch besloten om een procedure te starten en komen de inhoudelijke discussies tijdens het aanvraagproces op tafel. Aanvraag en ontwikkelproces gaan dan door elkaar lopen. Dat is op zich niet verkeerd en kan leiden tot goede, mooie oplossingen voor een probleem. Het is dan wel nodig om te beseffen dat je soms meerdere stakeholders nodig hebt om te komen tot een afronding. Die hebben hun eigen planning en werkvoorraad. Als dan een procedure wordt gestart waarbij aanvraag en ontwikkeling door elkaar lopen, wordt dit zomaar een langdurig proces.

Voor het realiseren van een soepel verlopende aanvraagprocedure kun je een vergunningenplan opstellen. Een suggestie is om dan eerst te beschouwen in welke fase je bedrijf zich bevindt of wat de fase van een project is. Het is bijvoorbeeld een totaal ander vraagstuk qua wetgeving of je aanvraagt vanuit een jarenlange gebruiksfase of dat je aanvraagt voor een nieuw te bouwen productielocatie.  Voor veel klanten van ons is een aanvraag een heel leerproces om bedrijfsvoering te zien vanuit het perspectief van wetgeving in plaats van projectplanning. Een suggestie is om ter voorbereiding van een vergunningaanvraag voor een nieuw project gebruik te maken van het model van Bloom. Dat kan helpen om de juiste projectfase te definiëren en om hiaten in kennis op te merken. Je kan hierbij gebruik maken van het model dat ziet op een logische opbouw (zie afbeelding 1), maar vaak is het een door elkaar lopen van verschillende fasen zoals in de tweede afbeelding is weergegeven.

Afbeelding 1

 

Afbeelding 2

Tijdens dit proces is het goed om te weten dat onze adviseurs u hier bij kunnen helpen. Samen met jou als aanvrager en de overige stakeholders zoals bouwers, planners en technici kunnen we dan een goed multidisciplinair plan voorbereiden dat bijdraagt aan een soepeler en snellere procedure voor het verkrijgen van een vergunning.